Oficjalne pismo przychodzi nam stworzyć za każdym razem, gdy chcemy zwrócić się o coś do rektora na uczelni, własnego pracodawcy czy w wyjątkowych sytuacjach. Nie posiadając pojęcia, co powinno się w takim dokumencie ująć , trzeba to dokładnie sprawdzić. Trzeba bowiem mieć świadomość, które są generalne reguły bycia takich dokumentów . Nawet wnioski czy podania kierują się pewnymi prawami i trzeba ich przestrzegać. O składzie, który jest zawierać podanie, nie trzeba co prawda nikomu przypominać , niemniej zdarzają się i tacy, którzy nawet tego zasadniczego pisma, nie potrafią odpowiednio przygotować . Na początku trzeba tu rzecz jasna pamiętać o danych osobowych, autora podania. Po prostej stronie natomiast musi pojawić się miejsce i data wysłania pisma. Pod spodem zamieszcza się dane adresata, a potem treść dokumentu. Na tył nie można zapomnieć o podpisie. W oparciu o reguły obowiązujące przy kreowaniu podania, uda się napisać także inne listy, chociaż w niektórych konkretna forma odgrywa większą rolę. Gdy potrzebne są nam wzory dokumentów, to możemy je odnaleźć na profesjonalnych stronach internetowych . Są nimi głównie serwisy o tematyce prawniczej, gdzie mamy pewność , że przykłady, jakie tam widzimy są warte zaufania. Warto być na uwadze, skąd ściągamy różne wzory, by były one właściwe.